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Antecedentes del Proyecto


RESUMEN DE PROYECTO:

 

La Universidad Arturo Prat cumple un rol social importante como prestador de servicios docentes, de investigación y extensión de calidad, la cual es reconocida por nuestros alumnos y comunidad cercana.  Este es el resultado del desarrollo de la planificación estratégica que ha estado realizando la Institución en el último tiempo.

 

La Universidad tiene como misión la transferencia de conocimientos en docencia con altos standards de calidad, además promueve la investigación con el fin de transmitir y dar utilidad o aplicabilidad al conocimiento en su entorno,  asimismo realiza labores de vinculación en la difusión del conocimiento y transferencia tecnológica.

 

Los lineamientos de la Misión, la utilización de políticas claras y planes de acción a permitido obtener buenos indicadores de eficiencia, calidad y rentabilidad.  Esto se logra con el alto compromiso y competencias del recurso humano existente, además se ve sustentado por una plataforma informática gestión, que  en conjunto permite entregar un servicio eficiente a los usuarios.

 

En nuestro afán de optimizar nuestros servicios, y mejorar el rendimiento de nuestra plataforma informática de apoyo a la gestión y estrechar la brecha entre la operatividad ideal y la que actualmente entrega el sistema, se ha planteado perfeccionar ciertos módulos claves para la gestión financiera de la Universidad.  El Objetivo General es:

 

Mejorar la gestión y procesos operativos existentes en el sistema de información financiera a través de la optimización de recursos en que se sustenta la plataforma informática de finanzas, además de la obtención de mejoras en los módulos capaces de interactuar con otros sistemas internos bajo normas internacionales de calidad.

 

Objetivos Específicos

 

-          Aumento de la disponibilidad, seguridad y oportunidad de la información para la evaluación, control y seguimiento contable, presupuestario, financiero y administrativo.

-          Aumento de la rapidez de las transacciones y la minimización de los tiempos de espera de los servicios administrativos entregados a los usuarios.

-          Mejorar los servicios a los clientes internos y externos a través de incorporación de los sistemas de información a la tecnología Web.

-          Generar las bases para adecuar el sistema de información a los estándares internacionales de contabilidad (niif).

 

Alcance:

 

            El actual sistema de información de la Dirección de Finanzas es un sistema que tiene una  cobertura nacional que permite realizar las transacciones en línea desde todas las sedes de la Universidad Arturo Prat. 

 

Descripción del proyecto

 

La Universidad Arturo Prat en el año 2004 implementó un nuevo sistema financiero-contable con el objeto de apoyar la gestión financiera y administrativa de la Institución, agilizando enormemente los sistemas en comparación con el anterior sistema contable, para ello se utilizo fondos propios y estatales obtenidos de concursos FDI y Mecesup a finales del año 2003

 

Hoy en día, el Sistema Financiero requiere que se efectúen unas mejoras al software y complementarlo con nuevos requerimientos de hardware  productos de los nuevos procesos administrativos surgidos de las necesidades de los usuarios internos y  por el tamaño actual de información existente, y de los mismos alumnos para optimizar los servicios.

 

ACTIVIDADES A REALIZAR  PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS PLANTEADOS:

 

  1. Realizar un análisis de cada uno de los módulos que integran el sistema financiero contable y determinar que porcentaje de operatividad que se tiene en la actualidad.
  2. Determinar los programas que se deben intervenir considerando las exigencias administrativas de los usuarios internos y externos.
  3. Determinar los tiempos críticos para la corrección de loss programas.
  4. Implementar nuevas tecnologías web asociadas al sistema.
  5. Modificar los programas  y realizar las validaciones operativas necesarias.
  6. Capacitar a los usuarios internos para el manejo de los nuevos programas.

RESULTADOS ESPERADOS:

 

  • Tiempos de espera: se prevé una reducción considerable en los tiempos de espera de los usuarios al momento de solicitar, procesar y consultar información al sistema.

 

  • Información oportuna: estará a disposición toda la información requerida por los usuarios en tiempo real, lo que agilizará los procesos involucrados de las distintas unidades de la universidad.

 

  • Mayor atención de clientes internos y externos: a través de la incorporación de servicios de atención vía Web, se operará con una plataforma informática mas estable y eficiente desde el punto de vista de las necesidades de los usuarios.

 

  • Sistema facilitador de procesos: para los usuarios directos del sistema, resultará, en gran medida, mayor satisfacción respecto a la calidad y funcionalidad de éste, debido al dinamismo que le otorgará su operabilidad.

 

  • Mejorar la vinculación: el sistema contribuirá a la óptima vinculación entre direcciones, unidades, departamentos y sedes de la Universidad Arturo Prat, permitiéndoles operar en línea en forma simultánea y eficiente.

 

  • Utilidad de la información: el sistema permitirá aumentar la capacidad y utilidad del procesamiento de la información en tema de gestión de presupuestos, finanzas, entre otros.

 

  • Mejora en la gestión administrativa: un perfeccionamiento de los sistemas y procesos actuales de la universidad llevará tanto a una gestión eficiente de información como a un desarrollo global en la gestión administrativa.

 

  • Proceso de toma de decisiones: una ágil y oportuna transferencia de información de igual manera facilita el proceso de toma de decisiones tanto financieras como administrativas en relación al tiempo.

 

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN SIN PROYECTO:

El sistema financiero contable tiene una cobertura de Arica a Ancud (en cada una de nuestras sedes) y se desarrolla principalmente en la Casa Central localizada en Iquique.  Funciona con distintos módulos, tales como cobranzas, tesorería, activo fijo, contabilidad, presupuesto, entre otros.  Durante estos cinco años ha estado operando el sistema y los operadores de éste han visto la necesidad imperiosa de realizar mejoras en el sistema producto de un aumento de masa de información ocasionado por incrementos en matriculas, operaciones financieras, requerimientos contables de control y seguimiento de información, operaciones de costeo, informes de datos de resultado e indicadores de validación.

 

Esto incide principalmente en los tiempos de proceso administrativos, de toma de decisión en momentos oportunos, y en una prestación de servicio de apoyo docente de calidad.

 

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN CON PROYECTO:

 

Corto plazo

 

  • Optimización del sistema financiero contable
  • Disminución de los tiempos de procesamiento de información y salida de Informes de datos
  • Mejorar la Información de estado de financiero alumno en la Web de la universidad.
  • Mejorar los sistemas para soportar transacciones electrónicas
  • Apoyo electrónico del sistema financiero en la Implementación de matriculas virtuales.
  • Aumento de indicadores de control y validación de información, sin recurrir a operaciones manuales.
  • Mejora en la emisión de los Estados Financieros para dar respuesta eficaz y oportuna a las entidades Fiscalizadoras(Contraloría – Auditoría Externa).

 

Mediano Plazo

 

  • Mejora de la imagen y percepción de los usuarios del sistema de información existe.
  • Disminución de los procesos administrativos, por consiguiente ahorro de horas hombre para el proceso administrativo.

 

IMPACTO DEL PROYECTO:

 

Impacto en la Administración Institucional.

  • La materialización de este proyecto permitirá mejorar la toma decisiones oportunas en relación a la información obtenida del sistema financiero contable.

 

Impacto en estructura organizacional

  • La mejora en los procesos administrativos permitirá liberar recursos humanos reorientándolos a otras áreas y una reestructuración de las tares en las distintas unidades de la Dirección de Finanzas, optimizando los recursos de la Universidad.

 

Impacto en el nivel de servicio a alumno.

  • Disminución de los tiempos de espera de los alumnos y mayor confianza en el sistema de apoyo  administrativo. Mejora en los servicios web de apoyo a los alumnos desde el punto de vista financiero.

 

Impacto Económico financiero

  • La compatibilidad de sistemas de pagos electrónicos y el sistema financiero contable podrá obtener recursos libres de riesgos de no pago o morosidad.
  • La liberación de recursos expresados en horas hombre incidirá en un ahorro

 

 


Puede comunicarse con nosotros vía e-mail a finanzas_sistemas@unap.cl

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